Em tempos de isolamento social em função da crise COVID-19, grande parte das empresas necessita se adaptar a uma realidade de trabalho remoto, em que a interação entre as equipes de trabalho, fornecedores e clientes se dão por meio virtual. Gerir equipes nesse contexto não é uma tarefa que estamos acostumados, então vamos propor algumas diretrizes de condutas que você empresário pode adotar para garantir que o seu trabalho se torne efetivo e seguro.
O trabalho remoto ou teletrabalho, diferente do trabalho presencial, exige uma postura de liderança mais acentuada dos gestores para que as equipes de trabalho funcionem normalmente.
Ricardo Artur Spezia
Quando todos estão em casa, é necessário conciliar organização da rotina de trabalho com tarefas particulares para não prejudicar o prazo de entrega das atividades da empresa.
Com relação as ferramentas para realizar a comunicação entre equipes, utilizamos (e recomendamos) aqui na Next o Google Meets como ferramenta de gestão de reuniões. No entanto, existem diversas ferramentas. O SEBRAE preparou uma matéria exclusiva sobre 17 ferramentas que podem auxiliar o empreendedor para realizar o trabalho em home office. Saiba mais aqui.
A primeira decisão que o gestor deve adotar é definir um canal de comunicação horizontal e vertical para se comunicar com seus colaboradores, conselheiros, consultores, fornecedores e clientes. Para organizar a rotina de reuniões, deve-se adotar a agenda, como de costume.
Uma diferença que existe, em relação ao trabalho presencial, é a exigência de um maior nível de criticidade para a adoção de metas e o desenho de planos de ação para o atendimento de tarefas e objetivos estratégicos da empresa. As ferramentas SMART para a definição de metas e o 5W2H para o desenho de planos de ação contribuem nessa jornada.
Além disso, a definição da jornada de trabalho é um ponto muito importante nesse contexto. É impossível controlar o cumprimento do horário de cada um dos membros da equipe durante o dia, no entanto, é necessário definir horário para as reuniões gerais e de equipes, além de horários em que o gestor estará a disposição para sanar eventuais dúvidas e auxiliar a equipe a realizar as tarefas.
A postura de liderança dos gestores talvez seja um ponto crítico nesse processo. Separamos alguns valores que devem ser apropriados pelos líderes empresariais que podem contribuir com a condução de seus times de forma mais confortável e produtiva, veja:
→ Confiança.
O líder precisa confiar que o seu colaborador irá realizar a entrega de suas atividades no prazo. É importante comunicar-se nesse sentido. Estar à disposição, ouvir atentamente o funcionário e esclarecer como devem ser cumpridas as atividades é uma demonstração de confiança.
→ Sensibilizar-se.
Todos estamos vivendo um momento atípico, e temos que considerar o bem-estar psicológico dos membros da equipe e sensibilizar-se, para não adoecerem. Lembre-se que este fator afeta a produtividade. Alguns funcionários podem estar se sentindo tranquilos nesse período de isolamento social e são organizados a ponto de manter o nível de produtividade no trabalho. Outros podem estar passando por dificuldades psicológicas, de saúde ou problemas particulares nesse período.
→ Compreensão.
O gestor deve compreender que cada colaborador possui uma rotina diferente da sua. Alguns funcionários são solteiros e possuem menos compromissos em casa, enquanto outros possuem grandes famílias e quantidades de filhos que merecem a sua atenção a todo instante. A rotina dos filhos também mudou com aulas à distância. Os pais (principalmente) deverão ter uma rotina mais diversificada de horários. Então, nem todos os funcionários estarão à sua disposição no momento exato em que precisar. Deve-se compreender a situação de cada membro da equipe.
→ Identificar-se.
Este momento é um bom momento para identificar-se com as pessoas de sua equipe. Identificar-se não apenas no sentido de empatia, mas de conhecer afundo as pessoas da organização. Quais membros do time são mais organizados, produtivos e que estão à disposição para trabalhar em diferentes horários do seu time? Quais podem receber uma carga extra de trabalho e quais não podem, pois podem prejudicar o cumprimento das entregas? Quais estão passando por mais dificuldades e precisam de sua atenção pessoal nesse momento? Quais habilidades e valores precisam ser criados ou mudados na equipe? Esse momento pode gerar muitos insights e conhecimento para o gestor sobre o comportamento do time.
→ Aprendizado.
Nesta época de isolamento social devemos confessar que nossos horários estão muito mais flexíveis. Isto não quer dizer que a carga de trabalho diminuiu, porém que podemos administrar nosso tempo de uma forma diferente do habitual, e que gera muitas oportunidades de aprendizado. O líder deve estimular o seu próprio aprendizado e o aprendizado de seus colaboradores. Quais habilidades técnicas e comportamentais devem ser desenvolvidas no seu time? O governo brasileiro, por exemplo, disponibilizou uma página na internet com 674 cursos online gratuitos. Recomende livros, Ted Talks, cursos online, aplicativos e outras ferramentas de capacitação para sua equipe. É uma boa hora para se capacitar.
→ Comunicar-se.
A comunicação é uma habilidade essencial no trabalho remoto. O líder deve comunicar-se por chamada de vídeo, chat, e-mail e outras ferramentas de comunicação virtual. Com muita informação disponível, o líder tem que adquirir uma habilidade de filtrar informação e comunicar-se de maneira objetiva e específica com diferentes públicos na empresa. Lembre-se, mais do que em outros momentos, a equipe precisa saber o que fazer, como fazer, porque fazer, quando fazer, quais recursos financeiros e tecnológicos e quais pessoas estarão à sua disposição para executar suas atividades. Além disso, após cada tarefa executada é necessário que o gestor dê um feedback para a equipe para alinhar a expectativa da execução esperada e a entrega realizada.
O cumprimento dos valores anteriores pela liderança da empresa inspira a equipe à ação. A inspiração é um elemento necessário para motivar as pessoas nas organizações. Um líder que é organizado, facilita as tarefas, não é autoritário, comunica-se de forma clara, é empático e demonstra gratidão com todas as pessoas, com certeza, inspira pessoas.
Acreditamos que esta postura aliada às novas tecnologias que contribuem com a otimização de tarefas e o cumprimento do teletrabalho poderá levar às empresas a manter times motivados, tarefas cumpridas e um olhar diante de uma luz no fim do túnel, para superar esta crise de saúde e econômica que vivemos.
Conte com a Next em sua jornada!